Advertisement
Pada suatu Instansi, surat dinas adalah naskah dinas korespondensi ektern yang sering kali dibuat. Contoh surat dinas pemerintah biasanya sudah teratur formatnya sehingga mudah untuk dibuat. Sebelum membuat surat dinas, berikut ini adalah pengertian, susunan, dan wewenang penanggung jawab dari surat dinas pemerintah.
Pengertian, Susunan dan Hal yang Harus Diperhatikan Pada Surat Dinas
Pengertian Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas adalah surat atau naskah dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi untuk menyampaikan informasi kedinasan maupun pelaksanaan tugas. Surat dinas pemerintah biasanya ditandatangani oleh pejabat yag memiliki tugas, wewenang serta fungsi sesuai dengan bidangnya.
Singkatnya, surat tugas ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atau berwenang pada departemen atau instansi tersebut.
Susunan Surat Dinas Pemerintah
Adapun dalam pembuatan surat dinas pemerintah sedikitnya harus memiliki tiga susunan yaitu kepala, batang tubuh serta kaki.
- Bagian Kepala
Pada bagian kepala, surat dinas harus tercantum kop surat yang terdiri dari lambang negara atau logo serta nama dari instansi. Logo dan lambang negara ini harus susun secara simetris.
Selain itu, pada bagian kepala juga harus menuliskan nomor surat, lampiran, sifat serta hal. Pada bagian ini harus ditulis dengan huruf capital pada awal kata. Selain itu, bagian ini terletak pada sebelah kiri tepatnya di bawah kop surat.
Sedangkan pada bagian kanan yang mana sejajar dengan nomor surat harus ada keterangan tempat serta tanggal pembuatan surat dinas.
Pada bagian kepala surat juga harus terdapat nama dan jabatan dengan diawali kata “Yth” dan dibawahnya ditulis alamat surat dinas atau tujuan surat tersebut.
- Batang Tubuh
Bagian batang tubuh juga disebut dengan badan surat. Pada bagian ini, biasanya terdiri dari salam pembuka atau alinea pembuka. Setelah itu dilanjutkan dengan mengutarakan isi dari surat tersebut dan diakhiri dengan penutup.
- Kaki
Bagian akhir dari surat dinas pemerintah yaitu kaki surat yang terdiri dari nama jabatan, tand tangan pejabat, nama lengkap pejabat serta dibubuhi stempel atau cap dinas. Pada bagian ini juga bisa ditambahkan dengan tembusan yang berisikan nama jabatan maupun pejabat yang menerima. Bagian tembusan merupakan bagian optional yang bisa ditambahkan maupun tidak.
3. Hal yang Harus Diperhatikan
Saat membuat surat dinas pemerintah harus ada hal-hal yang diperhatikan karena hal ini cukup krusial. Hal pertama yang harus diperhatikan yaitu kepala surat hanya ada pada halaman pertama saja. Sedangkan halaman lainnya tidak memiliki kop suat.
Selain itu, jumlah halaman lampiran pada surat dinas harus dicantumkan dengan sesuai pada kolom lampiran. Tak hanya itu saja, pada saat membuat surat dinas pemerintah harus diawali dengan huruf capital jika berisikan pokok surat dan ditulis sesingkat mungkin. Pada saat penulisan ini harus diakhiri tanpa tanda baca.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan saat membuat surat dinas berupa undangan harus berbentuk kartu. Pada surat dinas yang merupakan undangan harus ditulis dengan lengkap tanggal, waktu, tempat dan nama acara pada isi atau badan surat dinas.
Itulah pengertian, susunan dan hal apa saja yang harus diperhatikan saat membuat surat dinas di pemerintah atau instansi. Surat dinas adalah naskah resmi sehingga biasanya sudah memiliki patokan atau format baku yang sering digunakan.
Surat dinas pemerintah merupakan dokumen yang bersifat resmi dan legal sehingga harus ditulis dengan singkat, padat dan jelas supaya maksud dan isinya dapat tersampaikan dengan baik.
