Advertisement
Ruang rapat adalah bagian paling esensial yang ada kaitannya dengan kantor. Meski memiliki nama “ruang rapat” namun sesungguhnya tak hanya berfungsi sebagai tempat rapat saja. Acara lain yang umum diselenggarakan adalah seminar maupun acara khusus perusahaan seperti perpisahan dll. Mencari meeting room Jakarta yang tepat kadang menjadi hal yang sulit.
Meski hampir setiap perusahaan memiliki ruang rapat, namun apabila membutuhkan spesifikasi tertentu yang mereka tidak punya seperti: kapasitas lebih besar dan layout ruangan tertentu. Padahal, ada banyak sekali tempat yang menawarkan persewaan meeting room. Namun, semakin banyak pilihan justru akan membuat Anda semakin bingung.
Sebagai langkah awal, ada beberapa hal terkait sewa meeting room yang perlu diperhatikan:
Berapa budget yang dipersiapkan?
Budget bukanlah hal yang bisa ditawar-tawar dalam konteks perusahaan. umumnya setiap perusahaan telah memiliki dasar berapa budget yang bisa dikeluarkan oleh manager keuangan. Karena itulah Anda harus cerdas dalam memilih tempat yang memenuhi ekspektasi dan konsep Anda tanpa perlu melebihi budget yang ditentukan.
Carilah beberapa referensi dan bandingkan satu sama lain sebelum memutuskan pilihan. Pastikan lokasi maupun fasilitas yang ditawarkan telah sesuai dengan harapan.
Penting untuk menanyakan kemungkinan biaya-biaya tambahan, seperti: sewa fasilitas tambahan maupun denda peminjaman melebihi waktu yang ditentukan. Pertimbangkan masak-masak dan sebaiknya buat juga pos anggaran darurat apabila ada hal-hal yang tidak termasuk harga di awal.
Kapasitas ruangan
Ada banyak meeting room yang menawarkan ruangan dengan kapasitas belasan hingga ratusan orang. Pastikan juga apakah kapasitas seperti itu hanya berlaku untuk model penataan meja dan kursi tertentu saja (contoh: cukup untuk 50 orang model letter U namun hanya 30 untuk letter I model).
Penataan ruang
Cara kita menata ruangan dapat menentukan banyak hal. Yang pertama jelas terkait dengan kapasitas ruangan. Yang kedua adalah suasana apa yang ingin dibentuk selama pelaksanaan rapat tersebut.
Apakah instansi Anda adalah instansi konvensional seperti kementrian atau industri perbankan, atau perusahaan penuh anak muda seperti coworking space? Tidak semua jenis layout akan sesuai dengan karakteristik perusahaan tersebut.
Selain itu, siapa saja yang akan menghadiri pertemuan itu juga penting untuk diperhatikan. Umumnya apabila rapat besar dilakukan yang akan dihadiri oleh para petinggi, tentu memerlukan tata ruang yang memberi panggung kepada mereka. Berbeda lagi dengan milenial yang memilih coffee shop atau coworking space daripada menyewa meeting room yang formal.
Agar tidak salah pilih, ada beberapa macam seating plan yang umumnya diterapkan dalam menata ruang rapat agar tidak salah memilih:
U-shape
Ini adalah salah satu tata tempat ruang rapat yang paling banyak digunakan di Indonesia. Apabila kapasitas peserta rapat sekitar 20 orang, ini adalah salah satu yang paling cocok. Tujuannya agar sesame peserta rapat dapat saling berinteraksi satu sama lain dengan lebih mudah
Boardroom
Konsep boardroom umum diterapkan untuk peserta dalam jumlah sedikit hingga medium. Cara menatanya sangat mudah, cukup siapkan meja panjang di tengah dan peserta duduk di sisi samping saling berhadapan. Satu-satunya perbedaan dengan U-shape adalah, tak ada ruang kosong di antara dua peserta yang berhadapan.
Classroom
Layaknya seorang murid sedang belajar di sekolah. Tata tempat ini dibuat dari meja dan kursi yang disusun sejajar ke belakang dan hanya ada satu titik fokus, yakni di depan.
Itulah beberapa tips memilih dan menata meeting room Jakarta yang semoga bermanfaat agar Anda tak salah pilih.
